経理業務を効率化するために押さえたい、たった2つのポイント

「こんな時間に、会社の窓の明かりがまだついている……。あれは、経理部のあるフロアだ!」。決算期であればまだしも、常時こんなことが続いている会社はありませんか? 経理業務は専門性を有する仕事で、効率化は難しいものだと考える方がいます。しかし、ポイントを上手につかんでいれば、時間と経費の節約ができるのです。経理業務の過程にある無駄な作業を削減して、経理事務を簡素化・単純化してみましょう。ポイントは2つだけなので、簡単に時間と経費を減らすことができます。

ポイント1:管理するものを減らしていく

目に見える物を減らしていく

一般的によく言われているのが、「現金」の取扱いを無くすことです。日常的な消耗品などをいったん従業員で負担し、後日振込み精算します。この結果、1円玉が何枚、5円玉が何枚といった「現金」をカウントすることがなくなります。ドラマに出てくる銀行のように1円合わないからといって、血眼になって見つからない1円を総出で探す、といったことはなくなります。

また、「手形」も同様です。商慣行で「手形」を発行している会社がありますが、思い切って「手形」の発行を止めてみるのもいいかもしれません。第一、「手形」は受取ったほうも大変です。銀行へ預けに行く手間がかかります。業務に影響がない場合は、「手形」を無くして銀行振込みにすることで効率化を図りましょう。

その他にも、ほとんど入出金がない「普通預金」、不要な「固定資産」、付き合いで入っている「持株会の株式」、内容が分からない「生命保険」があります。現物を確認して、将来に活用する見込みが無ければ、経理業務の効率化のため削減を検討してみて下さい。

行為を減らしていく

経理業務上、無駄なダブルチェックをしている場合があります。例えば、担当者とチェック者がいます。当然担当者は自己チェックして、その成果物をチェック者に回します。チェック者がベテランであるならばまだしも、同レベルの人が同じ視点でチェックしてもダブルチェックの意味がありません。異なった視点でチェックするほうが、ミスの発見や、担当者の非効率なやり方も確かめることができるのです。これは、ミスがないように行うダブルチェックが無意味であることのひとつの例です。

これと同じようなことですが、意味の無い承認を行う業務フローになっていませんか? 経理伝票を業務部長が承認していて、承認すべき人が承認していないという業務フローになっている場合があります。そのために、わざわざ別の部署に書類を回付し、会計ソフトへの入力が遅れる原因となることもあります。適切な人が適切な場所で承認行為をしているか確かめてみて下さい。

また、使われていない資料を作成しているケースがあります。経営者が、会議において思い付きで言った事に対して、その真意を確認せずに資料を作っていませんか? 結局その資料はその時だけ必要で、その後は使われなかった……という例はよくあることです。経理業務の効率化の前に、業務の本質が何かを理解する必要があります。

ポイント2 特定の作業はなるべく「月に1回」だけ行う

振込

仕入先などへの振込の処理は、どのようにされていますか? 結論を先に言えば、支払いは月に1度まとめて行うのがよいです。先方から複数枚の請求書がバラバラに送られてくることがありますが、1回の振込であれば振込手数料も削減でき、かつ支払い漏れのチェックができます。さらに、振込みのデータがエクセルなどに移行できれば、会計ソフトへの仕訳の入力が簡単にでき一層の効率化が図れます。

先ほどの「現金」を無くす事に追加すれば、経費の精算などは給与振込みと一緒に行う方がよいでしょう。精算と給与を別々で支払ったならば、振込手数料も倍かかります。給与計算を請負っている会社で精算分を含めた支払い処理を行ってくれるとこともありますので、色々なサービスを有効活用してください。

入力

会計ソフトへの入力でも効率化が図れます。販売管理システムなどを使っていれば、相手先ごとに1本1本売上の仕訳を入力することなく、売上の合計額で仕訳を計上することができます。相手先ごとの明細は、得意先補助簿などがあれば問題ありません。

整理整頓

余分な資料を保管していませんか? 資料整理を月に1度、日を決めて社員全員で行ってみて下さい。資料のまとめ方や整理の仕方で、経理業務の効率は雲泥の違いがあります。不必要な資料を後生大事に保管している人がいます。余分な資料と重要な資料を区別し、必要なものだけを保管して下さい。

まとめ

いかがでしたか? 経理業務の効率化はムリだと決めつけず、まずは実践できる部分から改善に取り組んでみてください。特に整理整頓は、業務効率化の基本となります。探しもので時間をムダにすることがなくなります。

文:松本恒(税理士)

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