どう変わる?領収書の電子保存の注意点

「2015年より領収書の電子保存が可能になる」という平成27年度税制改正大綱のニュースをご存じですか? レシートの管理に頭を悩ませていた人には朗報ですが、どのような注意点があるのでしょうか。

電子帳簿保存法の改正で変わったこと

2015年度の税制改正大綱には、「国税関係書類の保存に係るコスト削減等」のなかで領収書などのスキャナによる電子保存制度の要件緩和が明記されています。具体的にどのように変わったのか、ポイントごとにみていきましょう。

1. 対象となる書類の改正

改正前:領収書や契約書のうち、額面が3万円未満の場合のみ、スキャナ電子保存が可能。

改正後:「3万円」という金額基準が廃止となり、領収書・契約書のすべてがスキャナ電子保存の対象。

2. 業務処理後に保存を行う場合の要件の改正

改正前:所轄税務署長による電子保存について事前承認が必要。

改正後:電子保存についての事前承認は不要。ただし、内部統制を担保するための社内規定整備と適切な事務処理は必要。

3. 電子署名要件の改正

改正前:領収書の入力者等の電子署名とタイムスタンプが電子保存のために必要。

改正後:タイムスタンプは必要ですが、電子署名は緩和されました。ただし、入力者等に関するユーザーIDなどの情報の保存は必要。

4. 大きさ情報とカラー保存の要件改正

改正前:大きさ情報とカラー画像での保存が必要。

改正後:大きさ情報の保存は不要。

電子保存にあたっての注意点とは

領収書などの電子保存のためにクリアしなければならない条件がいくつか残っています。それは、誰でもすぐに利用できるわけではないという点です。適正な事務処理の実施のための規定の整備と、それに基づいた事務処理が行われていることが条件ですので、これを担保するための内部統制の整備が必要になります。

さらに、領収書などにはタイムスタンプが必須という条件があります。これは、財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たした時刻認証業務認定業者による時刻認証が必要です。業者もまだ多いとはいえないうえに、利用には費用も発生する……などの問題点もあります。データ改ざんなどの不正防止や、税務調査に耐えうる証憑書類とするためにはまだまだ高いハードルがあるといえますね。

さらに、改正前の過去の領収書等の電子保存については、引き続き紙での保存(7年間の法定保存期間)が必要です。これらの改正は、2015年9月30日以後に行う電子保存の承認申請について適用されます。

まとめ

大幅に規制が緩和されたことは確かではありますが、実際はまだまだ、実務的に簡易な手続きとは言いがたいようです。電子保存のスキャン要件として、スマホで領収書撮影という経費精算アプリで使用している技術を活用できれば、さらに普及が進むかもしれませんね。

文:植野正子(税理士)

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