小口現金をやめると、経理は効率化できる?

日常的な経理処理を進めていくなかで煩雑なものの1つに、現金があります。毎日の記帳作業や残高確認など、取引量が増えてくると本当に面倒くさいものです。

小口現金とはどういうものか?

小口現金とは、日々の細かな支払いをするために用意するものです。例えば、ちょっとした文房具を買ってきたり、郵送物を出したり……といった日常的な作業にかかる支払いに使います。

社員が少ないうちは問題にならない

例えば、社長さん1人で動いている会社を考えてみましょう。お金を使うのは社長さん1人ですから、その取引量もたかが知れています。そして記録についても、それほど難しくはありません。現金出納帳を毎日記帳していれば(実はそれが大変なのですが……)、しっかりとした取引履歴を残すことができます。

社員が増えると面倒くさい

ところが、社員の数が増えてくると、その手間は飛躍的に増えていきます。社員Aがタクシー代の領収書を持ってきたので清算した、社員Bが切手代の領収書を持ってきた、手元にお金が足りなくなったので社長が銀行から現金を引き出してきた等々。取引の数が増えてくると、記録の手間がどんどん増えてきます。実際の運用ではお釣り用の小銭を用意することなども必要で、その運用にはかなりの時間と労力を割くことになります。

このように小口現金は、実際に多くの会社で「面倒くさい処理」として認識されているようです。

小口現金の効率化

上で紹介したような理由もあり、近年では小口現金という仕組みをなくす方向に舵を切る会社も増えています。

小口現金の手間を減らす3つの方法

実際に取り入れられている方法について確認をしてみましょう。

  • 請求を一括でやってもらう

社員さんからの小払い経費清算を毎月1回などに制限してしまう方法です。支払ったときには所定の用紙などに記入し、月末にその用紙と領収書を経理担当者に手渡し、給与と一緒に負担額を振り込むようなイメージです。経費清算用の預金口座を別に用意するケースなどもあります。特に難しい技術も必要なく、かなり多くの企業に取り入れられています。

  • ネット通販を活用

そもそも現金で支払うことがなくなれば、小口現金を用意しておく必要もなくなります。そこで、文房具や飲食物など日常的な作業で消耗していくものをネット通販ですませます。そうすれば、現金で支払う必要がなくなるので、経理処理が簡単になります。

  • クレジットカードを活用

会社名義でのクレジットカードを用意し、小払いをそれですませるようにする方法です。社員さんにもクレジットカードを手渡し、ガソリン代などの清算に使うようにしている例も多いようです。

以前から使われている方法から新しいものまで、小口現金を簡略化する方法はいろいろとあります。

効率化のデメリット

小口現金がなくなると日常的な経理は簡単になりますが、実はデメリットもあります。

  • 経費の認識時点が遅くなる

例えばクレジットカードなどを利用して支払いをすませる場合、控えが出ることもあれば出ないこともあります。控えがないような支払いの場合には、クレジットカードの利用明細が届くまで経費を認識できないことになります。

社員さんの小払い経費を月締めにする方法も同様です。1ヶ月分がまとまって請求されるので、実際にどれくらいの経費が使われているのかは、その月が終わってみないとわかりません。

  • お金の流れに関する感覚が鈍くなることも

いろいろとツールを使ってやりくりをすることで、実際に会社のお金がどのように流れているのかが見えづらくなることもあります。これは、資金繰りを考えるうえで大きなマイナスとなります。確かに経理処理の効率化にはつながりますが、経営判断そのものについてはデメリットとなってしまうこともあります。

会計ソフトが使いやすくなってきたことなどもあり、その気になれば小口現金の管理はやりきれないこともなくなってきました。あえて手間暇をかけてでも、小口現金についてしっかりと記録をしていくというのは1つの考え方といえるでしょう。

まとめ

小口現金の処理は、人数が増えてくると飛躍的に面倒くさくなります。そのため、近年ではネット通販やクレジットカードなどを活用することで、小口現金を使わないようにしていく会社も増えています。ただし、経費の認識時点が遅れたりするといったデメリットもあります。結局のところ、事業の効率化と手間に関するバランスを取りながら処理方法を選択していくことが大切です。

文:高橋昌也(税理士)

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