領収書とレシート、経費精算にはどちらがよい?

「領収書をください」

これが口癖になっている方も少なくないかと思います。このことが象徴するように、なぜか世の中では、経費を精算する際は「領収書でないと経費にならない」「レシートではダメ」という認識が蔓延しているようです。ここでは、その認識が誤っていることを確認していきましょう。

レシートと領収書に関する一般的な認識

実は、領収書のことを英語で言うと「レシート」になります。言葉の定義上では日本語にするか、英語にするかの違いですが、実務上では以下のように認識されていることが多いようです。

レシート

レジスターから印刷されて出てくる紙。店名や購入年月日、購入品目、各商品の単価、購入総額などの情報が記載されています。取引に関するほとんどの情報がわかりますが、購入者の氏名はわかりません。

領収書

手書きで改めて出してもらう書類。白地のものだったり、あらかじめ印字がされているものだったりと、書式はさまざまです。レシートに印字されている商品名や購入総額などの情報のほかにも、購入者の氏名が明記されています。

この2つを比較すると、経費精算に対して世の中に流布している「領収書でなければ経費にできない」という話は、「購入者の氏名が書かれていない資料では、経費にすることができないのではないか」という認識に基づいていることがわかります。

経費精算で購入者の氏名は必須ではない

ところで、この「購入者の氏名が必要」という話、簡単にいえば勘違いです。

税務において経費を計上するためには、支払った年月日と内容、金額、そしてどこで買ったのかという情報は必要ですが、購入者の氏名は必須ではありません。「こういう支払をしました」ということを証明できる資料であれば事足ります。そして、多くの場合、レシートはその要件を充足しています。

確かに、消費税における仕入税額控除という計算規定では、購入者(つまりあなたの氏名)に関する情報を明記することが求められています。しかし、小売業や飲食業等の事業者が発行する書類については、購入者の氏名を省略することができることになっているのです。

つまり、我々が行う事業活動のなかで一番多いであろう日常的な取引(お店での買い物や飲食店での食事など)に関しては、レシートで問題のないケースが多いのです。

経費精算では、領収書のほうがダメなことも多い

税理士をしていると、レシートよりもよほど問題の多い領収書を見かけることが少なくありません。その最たる例が記載内容の不足している領収書です。

例えば、「宛名が上様になっている」「内容が品代としか書かれていない」「年月日がない」「購入店名が抜けている」、揚げ句の果てには「金額すら記載がない」などなど。冗談ではなく、中小企業の経理をしていると、こういった領収書を本当に見かけることがあります。

社長さんからしたら「これで経費にできるんでしょ?」と言う気満々なのですが、税理士の立場からすると「これじゃダメですね」としか言いようがありません。

  • そもそも氏名の明記が必要だから領収書にしたのでは?

「上様」ではなんの意味もありません。

  • 「品代」では何を買ったのか、わからない

事業に関係のあるものなのか、それとも自分で吸うタバコを買ったのか、「品代」では判断できません。

  • 年月日がなければ、そもそも経理処理ができない

年月日は会計処理における必須事項のひとつです。

  • どこで買ったものなのか、わからない

これでは購入したお店が実在することを証明できません。

  • 金額不記載

もうフォローすらできません。

このような不確かな領収書をもらうくらいであれば、購入した商品の内容がしっかりとわかるレシートのほうが資料として明らかに優れています。経費精算では、税務署の人に問われてもしっかりと見せることができるような、購入した商品の内容が証明できる客観的な資料を用意することが大切です。

また、手書き資料は訂正や後付けが可能です。その点でも、印字されているレシートのほうが信頼できるといえるでしょう。業者さんとのやり取りなど、お互いの名前が必須となるような取引は別として、日常的な買い物についてはレシートを有効活用したほうが、経理の効率性・透明性は向上します。

まとめ

経費精算のために手書きの領収書を求める人が多いですが、実際には取引の内容が詳細に印字されているレシートのほうが、資料として優れている点が多々あります。購入者の情報が求められる一定の取引に留意しながら、レシートを有効活用し、経理の効率性や透明性の向上につなげましょう。

文:高橋昌也(税理士)

参考:国税庁|税について調べる|タックスアンサー|消費税|申告と納税|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

関連記事