クラウドの会計ソフトを利用したデータ、電子帳簿保存法で認められる?

クラウドの会計ソフトを利用しています。紙でプリントアウトして保存するのは面倒ですし、場所も取るため、すべてデータで保存したいのですが、これは電子帳簿保存法で認められるでしょうか?

電子帳簿保存法とは?

税務や経理に関する資料の保存は、場所の確保や長期間にわたる管理の手間から各企業において大きな負担となっています。なぜなら、資料保管はすべて紙に印刷された状態で行わなければならないからです。

しかし、昨今では会計ソフトが一般化し、さらにはスキャナをはじめとする読み取り用の光学機器が簡単に利用できるようになりました。そこで資料の保存について、電子的な方法を認めることとなりました。その方法を規定しているのが「電子帳簿保存法」です。

税務署長から承認を得る必要がある

とはいえ、これは会計ソフトやスキャナを使って電子的に処理をすれば紙の資料を保管しなくてもいい、というような簡単な話ではありません。実際に電子帳簿による保存を始めるには、まず所轄税務署長に対して承認を得なければなりません。そして、そのための申請書には関係する税の種類とその税に関わる帳簿のこと、どのようなシステムを利用して電子的に保存するのかを記載する必要があります。

電磁的記録による保存とスキャナ保存

実務的な面から考えると、税務や経理の処理は最初から電子的な方法で処理をしているものと、いったん紙の形で出力されたものをスキャナで読み取って電子的に保存するものに大別されます。

例えば、会計ソフトを利用して電子的に会計処理している場合、そのソフトが一定の水準に適合し、総勘定元帳や決算書などが電子的形式で保管されているならば電子保存が認められます。一方、手書きで発行された領収書や契約書などの資料については、スキャナで読み取ったうえで改めて電子的に保存することとなります。

実際の電子保存運用では、規定に適合するシステムを用意する必要や、スキャナでの読み取りが許されていない資料が存在するなど、さまざまな留意点があります。そのため税務や経理全般を見渡し、どのようなシステムを構築すれば効率的に電子保存が可能なのか、事前検討が必要です。

真実性や検証性を担保する必要がある

電子的方法による保管で懸念されるのは、真実性や検証性の担保です。電子書類は手書きの書類に比べて改ざんや訂正を容易に行うことができます。したがって、以下のようなルールが定められています。

  • 検証できるシステムを構築すること

電子的な方法により作成された帳簿は、その内容を確認できる操作環境(ディスプレイやプリンター、マニュアルの備え付け)を整えるとともに、過去取引の訂正や削除を行った場合にはその履歴を確認できるようになっていなければなりません。また、過去取引について年月日や勘定科目の種類を指定して検索できるようなシステムも必要です。

  • タイムスタンプ

紙で印刷された領収書や契約書をスキャナで読み取った場合、そのファイルにタイムスタンプを押す必要があります。処理をした日時の情報をファイルに付与することで、改ざんや偽造の疑いがないことを証明する必要があるのです。

この他にも、実際の運用にあたっては、利用するソフトの適合性や読み取り装置の準備などさまざまな点について注意する必要があります。また、書類の作成、受け取り、保管を意識したシステムを構築する必要もあります。

今後のスタンダードになる可能性も?

以前はスキャナについて一定の制限がありましたが、その制限が撤廃されたこともあり、電子帳簿保存の可能性は大きく開けました。実際に「スマホで領収書や契約書を撮影して、それを送信したら自動で経理処理がされるシステム」は一部の会計ソフトで稼働しており、これが電子帳簿保存法のルールを満たしている場合にはそのまま電子保存が認められる可能性もあります(各ソフトがどこまで適合しているのかは、それぞれのソフトについてしっかりと確認する必要があります)。

ただ、なかには「検証可能な会計ソフトを用意するコスト」「領収書をスマホで写真撮影する手間」が存外に大変なこともあります。また、どこまでを電子保存するのかについても検証が必要です。本当に電子化することが税務・会計の処理の効率化につながるのか、自社の状況をよく考えて取り組む必要があります。

まとめ

コンピュータやIT技術の進展に伴い、税務・会計の処理についても資料の電子保存が認められるようになってきました。ただし、実際に電子保存を始めるには、税務署長の承認を受け、一定の基準を満たしたシステムを用意する必要があります。

また、取引の検証性確保や偽造防止など、満たさなければならない規定もいろいろとあります。自社の事業状況をよく考え、電子化が本当に事務作業効率化に繋がるのか、電子保存の適用範囲を含めて検討することをお勧めします。

文:高橋昌也(税理士)

 

参考:

  • 電子帳簿保存法について|国税庁
  • 電子帳簿保存法関係|国税庁

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